Charte Vie Privée

Table des matières

• 1. L’introduction 
• 1.1. En général 
• 1.2. Qu’est-ce que sont les données à caractère personnel?
• 2. Coordonnées
• 3. Quelles sont les données à caractère personnel traitées et comment ces données à caratère personnel sont-elles utilisées?
• 3.1. Quelles sont les données à caractère personnel traitées et à quelles fins?
• 3.1.1. Données d’utilisation
• 3.1.2. Données de compte
• 3.1.3. Données de profil
• 3.1.4. Données de publication
• 3.1.5. Données des membres d’entreprise
• 3.1.6. Données de communication (ainsi que des données de marketing direct)
• 3.1.7. Données de correspondance
• 3.2. Le sous-traitant
• 4. Communication de vos données à caractère personnel à des tiers
• 5. Transfert international (en dehors de l’EEE) de vos données à caractère personnel
• 6. Stockage et suppression de vos données à caractère personnel
• 7. La sécurité de vos données à caractère personnel
• 8. Modifications
• 9. Vos droits
• 9.1. Droit d’accès
• 9.2. Droit de rectification
• 9.3. Droit à l’effacement (‘droit à l’oubli’)
• 9.4. Droit à limitation du traitement
• 9.5. Droit d’opposition
• 9.6. Droit à la portabilité des données
• 9.7. Droit de deposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle
• 9.8. Droit de retirer votre consentement
• 10. Mise à jour de vos données à caractère personnel

1. L’introduction

1.1. En général

Fietsersbond vzw (ci-après "Nous" ou "Notre" ou "Notre") comprend que votre vie privée est importante pour vous et que vous êtes concerné par la façon dont vos données à caratère personnel sont utilisées. Nous respectons et apprécions la vie privée de tous ceux qui visitent Notre site https://www.biketowork.be et utilisent Notre application (App) Bike to Work. Lorsque vous utilisez Notre site et/ou Notre App, Nous ne recueillerons et n'utiliserons les données à caratère personnel que de la manière décrite ici et d'une manière conforme à nos obligations et à nos droits en vertu des lois applicables sur la protection des renseignements personnels.
Cette Charte Vie Privée s'applique lorsque Nous agissons en tant que responsable du traitement des données à caratère personnel provenant de Notre site et d'App, en d'autres termes, lorsque Nous déterminons le but et les moyens du traitement de ces données à caratère personnel.
La transparence dans le traitement des données à caractère personnel est un élément essentiel du règlement général sur la protection des données, ci-après RGPD, (connu en anglaise sous le nom de General Data Protection Regulation, le "GDPR"). Le point de départ de cette Charte Vie Privée est que vos données à caratère personnel seront traitées conformément aux lois et règlements en vigueur. Elle tient également compte de principes tels d'un traitement approprié et soigné.
Veuillez lire attentivement la présente Charte Vie Privée et vous assurer de la comprendre.

1.2. Qu’est-ce que sont les données à caractère personnel?

Les données à caractère personnel sont définies dans le RGPD comme "toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée»); est réputée être une personne physique identifiable ou une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement".
Les données à caractère personnel sont, en termes plus simples, toutes les informations vous concernant qui permettent de vous identifier. Les données à caractère personnel font référence à des informations évidentes, telles que votre nom et vos coordonnées, mais aussi à des informations moins évidentes, telles que les numéros d'identification, les données de localisation électronique et autres facteurs d'identification en ligne.

2. Coordonnées

Notre site et Notre App sont offerts et gérés par Fietsersbond vzw. Nous sommes enregistrés en Belgique sous le numéro 0455.348.880 et Notre siège social est situé à Oude Graanmarkt 63 - 1000 Bruxelles.

Vous pouvez Nous contacter :
a) par courrier, à l'adresse suivante : Oude Graanmarkt 63 - 1000 Bruxelles;
b) via le formulaire de contact sur Notre site;
c) par téléphone, au 02 502 68 51 ou
d) par e-mail, à l'adresse info@biketowork.be.

3. Quelles sont les données à caractère personnel traitées et comment ces données à caratère personnel sont-elles utilisées?

3.1.Quelles sont les données à caractère personnel traitées et à quelles fins?

Dans ce paragraphe, Nous exposerons les questions suivantes :
(a) les grandes catégories de données à caractère personnel que Nous pouvons traiter ;
(b) dans le cas de données à caractère personnel que Nous n'avons pas obtenues directement de vous, la source et les catégories spécifiques de ces données;
(c) les finalités pour lesquelles Nous pouvons traiter des données personnelles ; et
d) les bases juridiques de la comptabilité.
Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel identifiées dans la présente Charte Vie Privée comme nécessaires pour établir, exercer ou défendre des actions en justice, que ce soit dans le cadre d'une procédure judiciaire ou d'une procédure administrative ou extrajudiciaire. La base légale de ce traitement est Notre intérêt légitime, à savoir la protection et l'exercice de nos droits légaux, de vos droits légaux et de ceux d'autrui.
En outre, Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire pour respecter une obligation légale à laquelle Nous sommes soumis, ou pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d'une autre personne physique.
3.1.1. Données d’utilisation
Nous pouvons être amenés à traiter des données concernant votre utilisation de Notre site et de Notre App ("données d'utilisation"). Les données d'utilisation de Notre site peuvent inclure votre adresse IP, le type et la version de votre navigateur, votre système d'exploitation, votre source de référence, la durée de votre visite, les pages consultées et les chemins de navigation sur Notre site, ainsi que des informations sur le moment, la fréquence et le profil de votre utilisation du service.
Les données d'utilisation de l’App peuvent inclure votre adresse IP, votre emplacement géographique, le type et la version de votre navigateur, votre système d'exploitation, votre source de référence, la durée de votre visite, les pages consultées et les chemins de navigation sur Notre site, ainsi que des informations sur le moment, la fréquence et le profil de votre utilisation du service.
La source des données d'utilisation est Notre système de suivi analytique. Ces données d'utilisation peuvent être traitées dans le but d'analyser l'utilisation du Notre site et de l’App. La base légale de ce traitement est le consentement (pour les cookies non essentiels) ou notre intérêt légitime (pour les cookies essentiels), afin que le site web/l'application fonctionne correctement sur le plan technique, conformément aux cookies essentiels visés dans notre déclaration sur les cookies. Pour plus d'informations, consultez notre déclaration sur les cookies.
3.1.2. Données de compte
Nous pouvons traiter vos informations de compte ("données de compte"). Les informations de compte pour Notre site et la demande peuvent inclure votre nom, prénom, sexe (facultatif), date de naissance (facultatif), adresse électronique personnelle, adresse électronique professionnelle (facultatif), numéro d'employé (facultatif), adresse à domicile, adresse de travail, langue de préférence, comment vous avez appris à connaître Bike to Work (facultatif), vos choix de transport, votre ambition, votre type de vélo (facultatif), votre employeur (facultatif), votre service (facultatif), numéro de membre Fietsersbond (facultatif). Vous Nous fournissez ces informations en créant un compte sur le site ou l’App. Les données de compte peuvent être traitées pour gérer Notre site et Notre App, pour assurer la sécurité de Notre site et de Notre App, pour maintenir des sauvegardes de nos bases de données et pour communiquer avec vous. La base légale de ce traitement est l'exécution d'un accord entre vous et nous (conditions d'utilisation). 
3.1.3. Données de profil
Nous pouvons être amenés à traiter vos informations contenues dans votre profil personnel sur Notre site ("données de profil"). Les données de profil peuvent inclure votre nom, prénom, prénom, sexe (facultatif), date de naissance (facultatif), adresse e-mail personnelle, adresse e-mail professionnelle (facultatif), numéro d'employé (facultatif), adresse personnelle, adresse professionnelle, langue de communication préférée, comment vous avez appris à connaître Bike to Work (facultatif), vos choix de transport, votre ambition de vélo, votre type de vélo (facultatif), votre employeur, votre departement (facultatif), votre numéro de membre Fietsersbond (facultatif), votre itinéraire et votre emplacement géographique. Les données de profil peuvent être traitées dans le but de permettre et de contrôler votre utilisation de Notre site et de Notre App. La base légale de ce traitement est l'exécution d'un accord entre vous et nous (conditions d'utilisation). 
3.1.4. Données de publication
Si vous participez à un concours, Nous pouvons traiter les informations relatives à votre score sur Notre site et/ou dans Notre App ("données de publication"). Nous ne mentionnerons que le nom de votre équipe, le nom de votre entreprise et le nom de votre departement (facultatif). Le classement peut être consulté sur le site. Les données de publication peuvent être traitées pour permettre cette publication et pour gérer Notre site et App. La base légale pour ce traitement est le consentement ou nos intérêts légitimes, à savoir la bonne gestion de Notre site et de Notre association.
3.1.5. Données des membres d’entreprise
Nous pouvons être amenés à traiter des informations relatives à nos relations clients, y compris les données relatives aux membres de l'entreprise (données personnelles pour le compte de l'employeur). ("données des members d’entreprise") Les données des membres d’entreprise peuvent inclure le nom de l'employeur, le code du secteur, l'assujettissement à la TVA, le site, le numéro de téléphone, l'adresse de l'employeur, le nombre d'employés, votre adresse électronique et des informations dans la communication entre Nous et vous. La source des données des members d’entreprise, c'est vous. Les données des membres d’entreprise peuvent être traitées pour gérer nos relations avec les membres d’entreprise, pour communiquer avec les membres d’entreprise, pour suivre cette communication et pour promouvoir nos produits et services pertinents aux membres d’entreprise. La base légale de ce traitement est l'exécution d'un accord entre vous et nous (conditions d'utilisation). Pour la promotion de produits et de services auprès des entreprises membres, la base légale est le consentement. 
3.1.6. Données de communication (ainsi que des données de marketing direct)
Nous pouvons être amenés à traiter les informations que vous Nous fournissez afin de vous abonner à nos messages électroniques et/ou bulletins d'information ("données de communication"). Les données de communication peuvent être traitées pour vous envoyer les notifications, lettres d'information ou notifications pertinentes par l'App. En outre, vous pouvez recevoir des courriels du Fietsersbond qui vous concernent (c'est-à-dire des messages relatifs à des questions liées au vélo pour vous rendre au travail, tels que des messages relatifs aux trajets domicile-travail à vélo). La base juridique de ce traitement est le consentement.
3.1.7. Données de correspondance
Nous pouvons traiter les informations contenues dans ou relatives à toute communication que vous Nous envoyez. En outre, Nous pouvons traiter vos données personnelles pour vous contacter au sujet de votre compte. ("Données de correspondance"). Les données de correspondance peuvent inclure le contenu de la communication et les métadonnées associées à la communication. Notre site générera les métadonnées relatives aux communications effectuées à l'aide des formulaires de contact sur le site. Les données de correspondance peuvent être traitées à des fins de communication avec vous et de tenue de dossiers. La base légale de ce traitement est Notre intérêt légitime, à savoir la bonne gestion de Notre site et de Notre activité et la communication avec les utilisateurs.

3.2.Le sous-traitant

Un sous-traitant est une personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel à Notre demande ou en Notre nom. Nous pouvons parfois conclure un contrat avec cette partie pour fournir certains produits et/ou services. En d'autres termes : Nous utilisons des sous-traitants, parce que c'est nécessaire pour le service. Dans ce cas, Nous conclurons un accord écrit avec le sous-traitant, en vertu duquel la sécurité de vos données à caractère personnel est garantie par le sous-traitant. Le sous-traitant agit toujours selon nos instructions.
Nous faisons appel aux catégories suivantes de sous-traitants :
- Sociétés que Nous avons engagées à des fins de marketing ;
- Les entreprises que Nous avons engagées pour le support technique, le stockage et l'hébergement des TIC ;
- Les entreprises que Nous avons engagées à des fins administratives (p. ex. système CRM) ;

4. Communication de vos données à caractère personnel à des tiers

Nous pouvons fournir certains renseignements personnels à votre employeur si votre compte est lié à une entreprise. Dans cette situation, votre employeur agit en tant que responsable du traitement des données à caractère personnel. Votre employeur a accès à l'information sur votre performance de trajectoire. Ceci est nécessaire pour que vous puissiez obtenir certains avantages, tels qu'une indemnité de bicyclette. La Charte Vie Privée de l'employeur s'applique à l'utilisation de vos données à caractère personnel.
Il est possible qu'à l'avenir, vos données à caractère personnel soient transmises à des tiers qui ne sont pas mentionnés dans cette Charte Vie Privée. Dans ce cas, nous modifierons cette Charte en tant que telle et nous vous tiendrons informé des changements conformément à la section 8. La base juridique de ce traitement est le consentement.
Nous pouvons divulguer vos données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire pour respecter une obligation légale à laquelle Nous sommes soumis, ou pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d'une autre personne physique.

5. Transfert international (en dehors de l’EEE) de vos données à caractère personnel

Nous ne stockerons ou transférerons vos données à caractère personnel qu'au sein de l'Espace économique européen (le "EEE"). L'EEE se compose de tous les États membres de l'UE plus la Norvège, l'Islande et le Liechtenstein. Cela signifie que vos données à caractère personnel seront entièrement protégées dans le cadre du RGPD ou selon des normes légales équivalentes.

6. Stockage et suppression de vos données à caractère personnel

Nous enregistrons vos données à caractère personnel comme suit :
A partir de la date à laquelle vous vous êtes connecté pour la dernière fois à Notre site et/ou à Notre App, vos données à caractère personnel seront conservées pendant 3 ans supplémentaires. Passé ce délai, vos données à caractère personnel seront effacées.
Sans préjudice de ce qui précède, Nous pouvons conserver vos données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire pour respecter une obligation légale à laquelle Nous sommes soumis, ou pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d'autres personnes physiques.
Stockage et suppression de vos données personnelles
Vos données de transport enregistrées seront enregistrées de manière anonyme (c'est-à-dire sans lien avec vos données personnelles).

7. La sécurité de vos données à caractère personnel

Nous prendrons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données à caractère personnel et empêcher la perte, la divulgation non autorisée ou la modification de vos données à caractère personnel.
Vous devez vous assurer que votre mot de passe ne peut pas être deviné, que ce soit par une personne ou un programme informatique. Vous êtes responsable du maintien de la confidentialité du mot de passe que vous utilisez pour accéder à Notre site/App et Nous ne vous demanderons pas votre mot de passe (sauf lorsque vous vous connectez à Notre plateforme).

8. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre en affichant une nouvelle version sur Notre site. Cela peut s'avérer nécessaire, par exemple, si la loi change, ou si Nous changeons des choses d'une manière qui affecte la protection des données à caractère personnel. Nous vous encourageons à consulter cette page de temps à autre pour vous assurer que vous êtes satisfait de tout changement apporté à cette Charte Vie Privée. Nous vous aviserons par courriel de tout changement important apporté à la présente Charte Vie Privée.

9. Vos droits

Certains droits sont complexes et tous les détails ne sont pas inclus ici. Veuillez lire les dispositions et lignes directrices pertinentes des autorités de contrôle pour une explication complète de ces droits.
Vos droits les plus importants dans le cadre du RGPD sont :
A. le droit d'accès ;
B. le droit de rectification ;
C. le droit de l’effacement ("droit à l’oubli") ;
D. le droit à limitation du traitement ;
E. le droit d'opposition ;
F. le droit à la portabilité des données ;
G. le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle ; et
H. le droit de retirer votre consentement.
Vous pouvez exercer vos droits à l'égard de vos données à caractère personnel en Nous en informant par écrit. Voir chapitre 2 pour les détails de contact.
Nous répondrons à votre demande dans un délai d'un mois suivant sa réception. Normalement, Notre objectif est de fournir une réponse complète dans ce délai. Toutefois, dans certains cas, surtout si votre demande est plus complexe, plus de temps peut être nécessaire, jusqu'à un maximum de trois mois à compter de la date à laquelle Nous recevons votre demande. Vous serez tenu pleinement informé de l'avancement des travaux.

9.1.Droit d’accès

Vous avez le droit de confirmer si Nous traitons ou non vos données à caractère personnel et, le cas échéant, d'accéder aux données à caractère personnel, ainsi qu'à certaines informations supplémentaires. Ces informations supplémentaires comprennent des précisions sur la finalité du traitement, les catégories de données à caractère personnel concernées et les destinataires des données à caractère personnel. Dans la mesure où les droits et libertés d'autrui ne sont pas affectés, Nous vous fournirons une copie de vos données à caractère personnel. Le premier exemplaire sera fourni gratuitement, mais des exemplaires supplémentaires peuvent être fournis moyennant des frais raisonnables.

9.2.Droit de rectification

Vous avez le droit de faire rectifier des données à caractère personnel inexactes vous concernant et, compte tenu des finalités du traitement, de faire compléter des données à caractère personnel incomplètes vous concernant.

9.3.Droit à l’effacement (‘droit à l’oubli’)

Dans certains cas, vous avez le droit de faire effacer vos données à caractère personnel sans délai indu. Ces circonstances sont notamment les suivantes : les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ; vous retirez votre consentement au traitement fondé sur le consentement ; vous vous opposez au traitement conformément à certaines règles de la législation applicable en matière de protection des données ; le traitement est à des fins de marketing direct ; les données à caractère personnel ont été traitées de façon illicite. Toutefois, il existe des exclusions du droit d'effacement des données. Les exclusions générales comprennent les cas où le traitement est nécessaire : pour l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information ; pour le respect d'une obligation légale ; ou pour l'établissement, l'exercice ou la défense de droits juridiques.

9.4.Droit à limitation du traitement

Dans certains cas, vous avez le droit de limiter le traitement de vos données à caractère personnel. Ces circonstances sont les suivantes : vous contestez l'exactitude des données à caractère personnel; le traitement est illicite, mais vous vous opposez à son effacement ; Nous n'avons plus besoin des données à caractère personnel pour Notre traitement, mais vous avez besoin de données à caractère personnel pour constater, exercer ou défendre des droits en justice ; et vous vous êtes opposé au traitement en attendant la vérification de cette objection. Si le traitement sur cette base est limité, Nous pouvons continuer à stocker vos données à caractère personnel. Cependant, Nous ne les traiterons que par d'autres moyens : avec votre consentement ; pour constater, exercer ou défendre des droits en justice ; pour protéger les droits d'une autre personne physique ou morale ; ou pour des raisons d'intérêt public important.

9.5.Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à ce que Nous traitions vos données à caractère personnel pour des raisons tenant à votre situation particulière, mais uniquement dans la mesure où la base juridique du traitement est que le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Nous ou par un tiers. Si vous vous y opposez, Nous ne traiterons plus les données à caractère personnel à moins que Nous ne puissions démontrer qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou pour la constation, l’exercice ou défense des droits en justice.
En outre, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection (y compris le profilage à des fins de prospection). Si vous vous y opposez, Nous cesserons de traiter vos données à caractère personnel à cette fin.
En outre, elle a le droit de s'opposer à ce que Nous traitions vos données à caractère personnel à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques pour des raisons tenant à votre situation particulière, à moins que le traitement ne soit nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public.

9.6.Droit à la portabilité des données

Dans la mesure où la base juridique du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur :
a) le consentement ; ou
b) que le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ou à l'exécution d'une action à votre demande avant la conclusion d'un contrat, et que ce traitement est effectué automatiquement, vous avez le droit de recevoir de Notre part vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible à la machine. Toutefois, ce droit ne s'applique pas lorsqu'il compromettrait les droits et libertés d'autrui.

9.7.Droit de deposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle

Si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel que Nous effectuons viole la législation sur la protection des données (RGPD), vous avez le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données. En Belgique, l'autorité de contrôle est l'autorité de protection des données (APD).
Coordonnées du APD
Autorité de protection des données
Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

9.8.Droit de retirer votre consentement

Dans la mesure où la base juridique du traitement de vos données à caractère personnel est le consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. La révocation n'affecte pas la licéité du traitement avant la révocation.

10. Mise à jour de vos données à caractère personnel

Veuillez Nous faire savoir si les données à caractère personnel que Nous détenons à votre sujet doivent être corrigées ou mises à jour.