Privacyverklaring Bike to Work

Inhoudsopgave

• 1. Inleiding 
• 1.1. Algemeen
• 1.2. Wat zijn persoonsgegevens?
• 2. Contactgegevens
• 3. Welke persoonsgegevens worden er verwerkt en hoe worden deze gegevens gebruikt?
• 3.1. Welke persoonsgegevens worden er verwerkt en voor welke doeleinden?
• 3.1.1. Gebruiksgegevens
• 3.1.2. Accountgegevens
• 3.1.3. Profielgegevens 
• 3.1.4. Publicatiegegevens
• 3.1.5. Zakelijke ledencontactgegevens
• 3.1.6. Communicatiegegevens (alsmede direct marketinggegevens)
• 3.1.7. Correspondentiegegevens
• 3.2. Verwerkers 
• 4. Het verstrekken van uw persoonsgegevens aan derden
• 5. Internationale doorgifte (buiten EER) van uw persoonsgegevens
• 6. Bewaren en verwijderen van uw persoonsgegevens
• 7. Beveiliging van uw persoonsgegevens
• 8. Wijzigingen
• 9. Uw rechten
• 9.1. Het recht op inzage
• 9.2. Het recht op correctie
• 9.3. Het recht om te wissen (vergetelheid)
• 9.4. Het recht om de verwerking te beperken
• 9.5. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking 
• 9.6. Het recht op gegevensportabiliteit
• 9.7. Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit 
• 9.8. Het recht om uw toestemming in te trekken
• 10. Actualisering van uw persoonsgegevens

1. Inleiding
1.1. Algemeen
Fietsersbond vzw (hierna "Wij" of "Onze" of  "Ons") begrijpt dat uw privacy belangrijk voor u is en dat u zich zorgen maakt over hoe uw persoonsgegevens worden gebruikt. Wij respecteren en waarderen de privacy van iedereen die onze website https://www.biketowork.be bezoekt en onze Applicatie (App) Bike to Work gebruikt. Op het moment dat u gebruik maakt van onze website en/of App zullen wij alleen persoonsgegevens verzamelen en gebruiken op een manier die hier wordt beschreven en op een manier die in overeenstemming is met onze verplichtingen en rechten volgens de toepasselijke privacywetgeving.
Deze Privacy verklaring is van toepassing wanneer wij optreden als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens van onze website en App, met andere woorden, wanneer wij het doel en de middelen voor de verwerking van die persoonsgegevens bepalen.
Transparantie bij het verwerken van persoonsgegevens is een cruciaal onderdeel van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, EU-verordening 2016/679 in het Engels bekend als de General Data Protection Regulation de "GDPR"). Het uitgangspunt van deze Privacy verklaring is dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving worden verwerkt. Ook wordt rekening gehouden met beginselen zoals behoorlijke en zorgvuldige verwerking. Lees deze Privacy verklaring zorgvuldig door en zorg ervoor dat u het begrijpt.

1.2. Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens worden in de AVG gedefinieerd als "alle informatie betreffende een identificeerbare persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd". Persoonsgegevens zijn, in eenvoudigere bewoordingen, alle informatie over u die het mogelijk maakt u te identificeren. Persoonsgegevens hebben betrekking op voor de hand liggende informatie, zoals uw naam en contactgegevens, maar ook op minder voor de hand liggende informatie, zoals identificatienummers, elektronische locatiegegevens en andere online-identificatie factoren.

2. Contactgegevens

Onze website en App worden aangeboden en beheerd door Fietsersbond vzw. Wij zijn geregistreerd in België onder registratienummer 0455.348.880 en onze maatschappelijke zetel is gevestigd op Oude Graanmarkt 63 - 1000 Brussel.
U kunt contact met ons opnemen:
(a) per post, naar Oude Graanmarkt 63 - 1000 Brussel;
(b) via het contactformulier op onze website ;
(c) telefonisch, op 02 502 68 51 of
(d) per e-mail, met gebruikmaking van info@biketowork.be.

3. Welke persoonsgegevens worden er verwerkt en hoe worden deze gegevens gebruikt?

3.1.Welke persoonsgegevens worden er verwerkt en voor welke doeleinden?
In deze paragraaf zullen wij de volgende onderwerpen uiteenzetten:
(a) de algemene categorieën van persoonsgegevens die we kunnen verwerken;
(b) in het geval van persoonsgegevens die wij niet rechtstreeks van u, de bron en specifieke categorieën van die gegevens, hebben verkregen;
(c) de doeleinden waarvoor wij persoonsgegevens mogen verwerken; en
(d) de rechtsgrondslagen van de verwerking.

Wij kunnen elk van uw persoonsgegevens die in deze Privacy verklaring worden geïdentificeerd verwerken wanneer dat nodig is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen, hetzij in gerechtelijke procedures of in een administratieve of buitengerechtelijke procedure. De wettelijke basis voor deze verwerking is onze legitieme belangen, namelijk de bescherming en uitoefening van onze wettelijke rechten, uw wettelijke rechten en de wettelijke rechten van anderen.
Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken wanneer dat nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn, of om uw vitale belangen of de vitale belangen van een andere natuurlijke persoon te beschermen.
3.1.1. Gebruiksgegevens
Wij kunnen gegevens over uw gebruik van onze website en applicatie verwerken ("gebruiksgegevens"). De gebruiksgegevens voor onze website kunnen bestaan uit uw IP-adres, browsertype en -versie, besturingssysteem, verwijzingsbron, duur van uw bezoek, paginaweergaven en website-navigatiepaden, alsmede informatie over de timing, frequentie en het patroon van uw gebruik van de service.
De bron van de gebruiksgegevens is ons analytisch volgsysteem. Deze gebruiksgegevens kunnen worden verwerkt voor het analyseren van het gebruik van de website en applicatie. De wettelijke basis voor deze verwerking is toestemming (voor niet-noodzakelijke cookies) of onze legitiem belang (voor noodzakelijke cookies), zodat de website/applicatie technisch goed functioneert in overeenstemming met de noodzakelijke cookies zoals bedoeld in onze Cookie Verklaring. Voor meer informatie zie onze Cookie verklaring. 
3.1.2. Accountgegevens
Wij kunnen uw accountgegevens verwerken ("accountgegevens"). De accountgegevens voor onze website en de applicatie kunnen bestaan uit uw naam, achternaam, geslacht (optioneel), geboortedatum (optioneel), persoonlijke e-mailadres, professioneel e-mailadres (optioneel), personeelsnummer (optioneel), thuisadres, werkadres, taalvoorkeur, hoe u Bike to work hebt leren kennen (optioneel), uw vervoerskeuzes, uw fietsambitie, uw fietstype (optioneel), uw werkgever, uw afdeling (optioneel) en lidnummer Fietsersbond (optioneel). Deze gegevens verschaft u ons door het aanmaken van een account op de website of applicatie. De accountgegevens kunnen worden verwerkt om onze website en applicatie te beheren, de veiligheid van onze website en applicatie te waarborgen, back-ups van onze databases te onderhouden en met u te communiceren. De wettelijke basis voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ons (gebruiksvoorwaarden). 
3.1.3. Profielgegevens
Wij kunnen uw informatie die is opgenomen in uw persoonlijke profiel op onze website verwerken ("profielgegevens"). De profielgegevens kunnen bestaan uit uw naam, achternaam, uw geslacht (optioneel), geboortedatum (optioneel), persoonlijke e-mailadres, professioneel e-mailadres (optioneel), personeelsnummer (optioneel), thuisadres, werkadres, taalvoorkeur voor communicatie bevatten, hoe u Bike to work hebt leren kennen (optioneel), uw vervoerskeuzes, uw fietsambitie, uw fietstype (optioneel), uw werkgever, uw afdeling (optioneel), lidnummer Fietsersbond (optioneel), uw fietstrajecten en geografische locaties. De profielgegevens kunnen worden verwerkt om uw gebruik van onze website en applicatie mogelijk te maken en te controleren. De wettelijke basis voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ons (gebruiksvoorwaarden). 
3.1.4. Publicatiegegevens
Wij kunnen, als u meedoet aan een wedstrijd, informatie omtrent uw score op onze website en/of applicatie verwerken ("publicatiegegevens"). Wij vermelden enkel uw teamnaam, bedrijf en eventuele afdeling. De rangschikking is op de website raadpleegbaar. De publicatiegegevens kunnen worden verwerkt om deze publicatie mogelijk te maken en om onze website en applicatie te beheren. De wettelijke basis voor deze verwerking is toestemming of onze legitieme belangen, namelijk het juiste beheer van onze website en onze vereniging.
3.1.5. Zakelijke ledencontactgegevens
Wij kunnen informatie met betrekking tot onze klantenrelaties, met inbegrip van zakelijke ledencontactgegevens (persoonsgegevens voor de werkgevers account) verwerken ("zakelijke ledencontactgegevens"). De gegevens van de zakelijke leden kunnen naam van de werkgever, sectorcode, Btw-plichtigheid, website, telefoonnummer, adres van de werkgever, aantal werknemers, uw e-mailadres en informatie in de communicatie tussen ons en u omvatten. De bron van de gegevens van de zakelijke ledenrelatie bent u. De gegevens van de zakelijke ledenrelatie kunnen worden verwerkt om onze relaties met zakelijke leden te beheren, met zakelijke leden te communiceren, deze communicatie bij te houden en onze relevante producten en diensten bij zakelijke leden te promoten. De wettelijke basis voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ons (gebruiksvoorwaarden). Voor het promoten van producten en diensten bij zakelijke leden, is de wettelijke basis toestemming. 
3.1.6. Communicatiegegevens (alsmede direct marketinggegevens)
Wij kunnen informatie die u ons verstrekt om u te abonneren op onze Bike to Work e-mailberichten en/of nieuwsbrieven verwerken ("communicatiegegevens"). De communicatiegegevens kunnen worden verwerkt om u de relevante kennisgevingen, nieuwsbrieven of relevante notificaties via de applicatie toe te sturen. Daarnaast kunt u e-mailberichten van de Fietsersbond ontvangen die relevant voor u zijn (dus berichten met betrekking tot Bike to Work gerelateerde zaken, zoals berichten die betrekking hebben op woon-werkverkeer met de fiets). De rechtsgrond voor deze verwerking is toestemming.
3.1.7. Correspondentiegegevens
Wij kunnen informatie die is vervat in of betrekking heeft op een communicatie die u ons stuurt verwerken. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken om met uw contact op te nemen met betrekking tot uw account ("correspondentiegegevens"). De correspondentiegegevens kunnen de inhoud van de communicatie en de metagegevens die met de communicatie verband houden omvatten. Onze website zal de metagegevens genereren die verband houden met de communicatie die met behulp van de contactformulieren op de website tot stand is gekomen. De correspondentiegegevens kunnen worden verwerkt ten behoeve van de communicatie met u en het bijhouden van gegevens. De wettelijke basis voor deze verwerking is onze legitieme belangen, namelijk het goede beheer van onze website en onze zakelijke en communicatie met gebruikers.

3.2.Verwerkers

Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die persoonsgegevens verwerkt op vraag van of in naam van ons. Wij kunnen soms een contract afsluiten met deze partij om bepaalde producten en/of diensten te leveren. Met andere woorden: wij doen een beroep op verwerkers, omdat dit noodzakelijk is voor de dienstvoering. In dit geval zullen wij met de verwerker een schriftelijk overeenkomst aangaan waarbij de veiligheid van uw persoonsgegevens wordt gewaarborgd door de verwerker. De verwerker handelt steeds volgens de instructies van ons.
Wij doen een beroep op de volgende categorieën van verwerkers:
• Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor marketingdoeleinden;
• Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor ICT –technische ondersteuning , opslag en hostingdoeleinden;
• Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor administratieve doeleinden (bijv. CRM-systeem);

4. Het verstrekken van uw persoonsgegevens aan derden

Wij kunnen bepaalde persoonsgegevens, indien uw account gekoppeld is aan een bedrijf, verstrekken aan uw werkgever. In deze situatie treedt uw werkgever op als verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. Uw werkgever heeft inzage tot informatie omtrent uw traject prestaties . Dit is noodzakelijk zodat u bepaalde voordelen verkrijgt, zoals een fietsvergoeding. De privacy verklaring van de werkgever is van toepassing op het gebruik van uw persoonsgegevens.
Het is mogelijk dat uw persoonsgegevens in de toekomst kunnen worden verstrekt aan derden die niet vermeld staan in deze privacy verklaring. In dat geval zullen wij deze privacy verklaring als dusdanig aanpassen en u conform hoofdstuk 8 op de hoogte houden van de wijzigingen. De rechtsgrond van deze verwerking is de toestemming.
Wij kunnen uw persoonsgegevens openbaar maken wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij zijn onderworpen, of om uw vitale belangen of de vitale belangen van een andere natuurlijke persoon te beschermen.

5. Internationale doorgifte (buiten EER) van uw persoonsgegevens

Wij zullen uw persoonsgegevens alleen opslaan of overdragen binnen de Europese Economische Ruimte (de "EER"). De EER bestaat uit alle EU-lidstaten plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Dit betekent dat uw persoonsgegevens volledig beschermd zullen zijn onder de AVG of volgens gelijkwaardige wettelijke normen.

6. Bewaren en verwijderen van uw persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens als volgt:
Vanaf de datum waarop u als laatst heeft ingelogd op onze website en/of applicatie, worden uw persoonsgegevens nog 3 jaar bewaard. Na deze periode worden uw persoonsgegevens verwijderd.
Onverminderd de bovenstaande, kunnen wij uw persoonsgegevens bewaren wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn, of om uw vitale belangen of de vitale belangen van een andere natuurlijke persoon te beschermen.
Uw geregistreerde vervoersdata zullen anoniem bewaard blijven (d.w.z. zonder dat deze data nog kunnen gelinkt worden naar uw persoonsgegevens).

7. Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij zullen passende technische en organisatorische maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beveiligen en om het verlies, het misbruik of de wijziging van uw persoonsgegevens te voorkomen.
U moet ervoor zorgen dat uw wachtwoord niet kan worden geraden, of het nu door een persoon of een computerprogramma is. U bent verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van het wachtwoord dat u gebruikt om toegang te krijgen tot onze website/applicatie en wij zullen u niet om uw wachtwoord vragen (behalve wanneer u inlogt op onze platform).

8. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken door een nieuwe versie op onze website te publiceren. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als de wet verandert, of als wij dingen veranderen op een manier die de bescherming van persoonsgegevens beïnvloedt. Wij adviseren u deze pagina af en toe te controleren om er zeker van te zijn dat u tevreden bent met eventuele wijzigingen in deze privacy verklaring. Wij zullen u op de hoogte stellen van belangrijke wijzigingen in deze privacy verklaring via e-mail.

9. Uw rechten

Sommige rechten zijn complex en niet alle details zijn hier opgenomen. Lees daarom de relevante bepalingen en richtlijnen van toezichthoudende autoriteiten voor een volledige uitleg van deze rechten.
Uw belangrijkste rechten op grond van de AVG zijn:
A. het recht op inzage;
B. het recht op correctie;
C. het recht om te wissen (vergetelheid);
D. het recht om de verwerking te beperken;
E. het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking;
F. het recht op gegevensportabiliteit;
G. het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, en
H. het recht om uw toestemming in te trekken.
U kunt uw rechten uitoefenen met betrekking tot uw persoonsgegevens door middel van een schriftelijke kennisgeving aan ons. Zie hoofdstuk 2 voor de contactgegevens.
Wij zullen op uw verzoek reageren binnen een maand na ontvangst van uw verzoek. Normaal gesproken streven wij ernaar om binnen die tijd een volledig antwoord te geven. In sommige gevallen, vooral als uw verzoek complexer is, kan er echter meer tijd nodig zijn, tot een maximum van drie maanden vanaf de datum waarop wij uw verzoek ontvangen. U wordt volledig op de hoogte gehouden van de voortgang.

9.1.Het recht op inzage

U hebt het recht om te bevestigen of wij uw persoonsgegevens al dan niet verwerken en, waar wij dat doen, toegang te krijgen tot de persoonsgegevens, samen met bepaalde aanvullende informatie. Deze aanvullende informatie omvat gegevens over het doel van de verwerking, de betreffende categorieën van persoonsgegevens en de ontvangers van de persoonsgegevens. Op voorwaarde dat de rechten en vrijheden van anderen niet worden aangetast, zullen wij u een kopie van uw persoonsgegevens verstrekken. De eerste kopie wordt gratis verstrekt, maar extra kopieën kunnen tegen een redelijke vergoeding worden verstrekt.

9.2.Het recht op correctie

U hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens over u te laten corrigeren en, rekening houdend met de doeleinden van de verwerking, om onvolledige persoonsgegevens over u te laten invullen.

9.3. Het recht om te wissen (vergetelheid)

In sommige gevallen heeft u het recht om uw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging te laten wissen. Deze omstandigheden omvatten: de persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk in verband met de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt; u trekt uw toestemming voor een verwerking op basis van toestemming in; u maakt bezwaar tegen de verwerking volgens bepaalde regels van het toepasselijke recht inzake gegevensbescherming; de verwerking is voor direct marketing doeleinden; en de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt. Er zijn echter uitsluitingen van het recht om gegevens te wissen. De algemene uitsluitingen zijn onder meer waar verwerking noodzakelijk is: voor de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie; voor de naleving van een wettelijke verplichting; of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

9.4.Het recht om de verwerking te beperken

In sommige gevallen heeft u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Deze omstandigheden zijn: u betwist de juistheid van de persoonsgegevens; de verwerking is onwettig, maar u verzet zich tegen het wissen; wij hebben de persoonsgegevens niet langer nodig voor onze verwerking, maar u hebt persoonsgegevens nodig voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van rechtsvorderingen; en u hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van de verificatie van dat bezwaar. Indien de verwerking op deze basis is beperkt, kunnen wij uw persoonsgegevens verder opslaan. Wij zullen deze echter alleen op andere wijze verwerken: met uw toestemming; voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen; voor de bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon; of om redenen van groot openbaar belang.

9.5.Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, maar alleen voor zover de rechtsgrond voor de verwerking is dat de verwerking noodzakelijk is voor de doeleinden van de gerechtvaardigde belangen die door ons of door een derde partij worden nagestreefd. Indien u een dergelijk bezwaar maakt, zullen wij de verwerking van de persoonsgegevens staken, tenzij wij kunnen aantonen dat er dwingende legitieme redenen zijn voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of dat de verwerking bedoeld is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.
Daarnaast heeft u het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden (inclusief profilering voor direct marketing doeleinden). Indien u hiertegen bezwaar maakt, zullen wij de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doel staken.
Verder heeft het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens voor wetenschappelijke of historische onderzoeksdoeleinden of statistische doeleinden om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, tenzij de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak die wordt uitgevoerd om redenen van openbaar belang.

9.6.Het recht op gegevensportabiliteit

Voor zover de rechtsgrond voor onze verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op:
(a) toestemming; of
(b) dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek maatregelen te nemen voordat u een overeenkomst sluit, en deze verwerking wordt geautomatiseerd uitgevoerd, hebt u het recht om uw persoonsgegevens van ons te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat. Dit recht is echter niet van toepassing wanneer dit de rechten en vrijheden van anderen in het gedrang zou brengen.

9.7.Het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit

Als u van mening bent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de wetgeving inzake gegevensbescherming (AVG), hebt u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor de gegevensbescherming. In België is de toezichthoudende autoriteit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).
Contactgegevens GBA
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

9.8.Het recht om uw toestemming in te trekken

Voor zover de wettelijke basis voor onze verwerking van uw persoonsgegevens de toestemming is, heeft u het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken. Herroeping heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de herroeping.

10. Actualisering van uw persoonsgegevens

Laat het ons weten als de persoonsgegevens die wij over u hebben, moet worden gecorrigeerd of bijgewerkt.